Equipamentos de Data Show, retroprojetores, microfones, mesas de som, caixas acústicas e seus assessórios são elementos que, na maioria das vezes, passam despercebidos pelos participantes de convenções e eventos. Se isso acontecer, ótimo, é sinal que eles cumpriram o seu papel.

O sucesso de um evento empresarial está significativamente relacionado à qualidade da informação transmitida por palestrantes e conferencistas e captada pelo público presente.

Nesse sentido, é fundamental que os recursos audiovisuais estejam funcionando perfeitamente, como forma de minimizar os fatores capazes de interferir no processo de comunicação. Para tanto, vale tomar os seguintes cuidados com antecedência:

• Procure testar os microfones, caixas e mesas de som. Lembre-se que isso inclui verificar a qualidade sonora da voz e checar o estado dos cabos que interligam estes equipamentos. Caso sejam identificadas interferências (zunidos), é possível evitar imprevistos trocando o aparelho ou o acessório danificado.

• Caso sejam utilizados microfones e lapelas sem fio, mantenha pilhas e/ou baterias novas ao seu alcance.

• Peça para os palestrantes e conferencistas providenciarem duas cópias das apresentações audiovisuais. Caso o computador utilizado não tenha entrada para Disquetes, comunique ao palestrante.

• Verifique se o software usado para a montagem da apresentação é compatível com o equipamento utilizado. Para evitar demoras no início das apresentações, salve o arquivo da apresentação no HD do computador ao qual o projetor do data show estiver ligado.

• Conte com o apoio de um técnico de som experiente e dê a alguém da sua confiança a responsabilidade de estar atento a qualquer imprevisto relacionado aos recursos audiovisuais.