O planejamento é indiscutivelmente um fator determinante para o sucesso da maioria das atividades empresariais. Na organização de eventos o planejamento permite a racionalização das atividades e o gerenciamento dos recursos disponíveis, a fim de que sejam evitadas falhas capazes de comprometer a imagem da empresa que organiza o evento.

Nesse sentido, um bom projeto de evento consagra-se como uma ferramenta eficiente e indispensável durante o planejamento realizado pelo organizador de eventos empresariais.

No projeto de um evento empresarial devem ser apresentados tópicos detalhados que facilitem a visualização dos objetivos que a empresa deseja alcançar durante e após o acontecimento. Entre tais tópicos devem estar:

Objetivos: fatores essenciais para criar, estabelecer e divulgar o conceito e a imagem de uma organização. Neste tópico é determinado o que se pretende com o evento, de forma ampla e específica.

Públicos: a quem se destina o evento? Trata-se de um público externo, interno ou misto?

Estratégias: descrição das ações que serão executadas para se alcançar os objetivos propostos e atingir resultados desejados.

Recursos: relação de todos os recursos humanos, materiais e físicos que serão utilizados no evento.

Implantação: é o detalhamento de todos os procedimentos necessários para a realização do evento, desde a aprovação do projeto até o seu término.

Fatores condicionantes: descrição dos fatos, decisões e acontecimentos aos quais o projeto fica condicionado para a sua realização.

Acompanhamento e controle: trata-se da determinação de quem e como será feita a coordenação de todo o processo da organização do evento.

Orçamento previsto: recursos financeiros necessários para o pagamento dos recursos humanos e materiais. Caso se busque patrocínio, deverá ser dividido em cotas para serem negociadas com os interessados.