Quem já organizou um evento, seja ele de cunho social, acadêmico ou empresarial, reconhece a importância do primeiro contato da participante com o acontecimento: o convite ou a mala direta.

A relevância destes dois itens deve-se ao fato de serem eles os responsáveis pelo início da construção da experiência – positiva ou negativa – proporcionada pelo evento ao participante.

Tal experiência deve ser levada em conta em todos os tipos de eventos, mas deve receber uma atenção rigorosa quanto se trata de um evento empresarial.

Isso porque, os eventos empresariais constituem investimentos de uma ou mais organizações que possuem altas expectativas no que se refere aos resultados obtidos em um evento. Geralmente, esses resultados são esperados em forma de aumento de vendas, produtividade, estreitamento do relacionamento entre colaboradores e fornecedores, etc.

Nesse sentido, os responsáveis pela criação e pela aprovação de um convite ou de uma mala direta para eventos empresariais devem estar atentos aos seguintes fatores:

•  O formato da peça deve ser inovador e atraente. As pessoas estão cansadas de receberem papéis dobrados com informações do tipo “você não pode perder”. A variação de dobras, recortes, cores e do tipo do papel faz a diferença na hora de encantar o participante e motivá-lo a participar do evento.

• O texto que explica questões como “o que é”, “onde será”, “objetivos” e “programa” deve ser claro e, ao mesmo tempo, envolvente. Evitar blocos de textos grandes impede que o texto se torne cansativo para o leitor.

• Importante: destaque com negritos, fontes diferentes e sublinhados as informações mais importantes do conteúdo. Na era da “falta de tempo”, é bem provável que, ao receber o convite ou a mala direta, o participante faça uma leitura dinâmica do conteúdo escrito.

• Peça para alguém fazer uma boa revisão do texto que será disponibilizado. As experiências proporcionadas por erros de português e de digitação são negativas e tiram a credibilidade da mensagem.